Met een goede administratie legt u vast wat er in uw onderneming gebeurt, zodat u overzicht houdt en ontwikkelingen kunt signaleren. Het geeft u een basis voor het nemen van beslissingen.
Daarnaast bent u wettelijk verplicht een administratie bij te houden en te bewaren. Uw administratie moet zelfs aan allerlei eisen voldoen; het is ten slotte de basis van uw belastingaangiften.
Begin op tijd
Een administratie wil zeggen: alle gegevens over uw onderneming die u op papier (ook kladaantekeningen) of elektronisch (bijvoorbeeld met de computer) vastlegt.
Wanneer u een bedrijf start, begin dan meteen met het opzetten van een op de aard van uw bedrijf afgestemde administratie. Eigenlijk kan dit al voordat uw onderneming van start gaat.
Bedrijfsvoering
Met een goed bijgehouden administratie heeft u snel de beschikking over de cijfers en resultaten van uw onderneming. Deze cijfers geven u inzicht in de kosten, omzet en winst van uw onderneming. Aan de hand hiervan kunt u inspelen op ontwikkelingen en uw activiteiten eventueel bijstellen.
Als u uw administratie goed bijhoudt, dan kunt u eerder bijsturen als er in de onderneming iets mis dreigt te gaan.
Zo kunt u bijvoorbeeld op tijd ingrijpen als debiteuren niet (tijdig) betalen, kijken of u de huidige kostprijs van uw product moet aanpassen enzovoorts. Uit statistieken blijkt dat ondernemers met een goed bijgewerkte administratie minder risico lopen om failliet te gaan. Nog een reden dus om uw administratieve zaken goed op orde te hebben.
Uw aangiften
Uw administratie vormt de basis van uw belastingaangiften en moet snel en goed gecontroleerd kunnen worden. Is uw administratie niet volledig en niet binnen een redelijke termijn te controleren of bewaart u het niet lang genoeg, dan heeft dat gevolgen. De belastingdienst zal dan zelf uw omzet en winst vaststellen en de verschuldigde belasting berekenen. Als u het niet eens bent met die berekening, zult u zelf moeten bewijzen dat de berekening onjuist is (omkering van bewijslast).
Als u geen duidelijke overzichten heeft van uw aan- en verkopen, zult u uw aangifte omzetbelasting niet kunnen invullen. Daarnaast kunt u zonder een goede administratie geen aanspraak maken op voordelige regelingen, zoals de kleine-ondernemersregeling voor de btw.
Kleine-ondernemersregeling
Voor ondernemers die weinig btw hoeven te betalen, is er de kleine-ondernemersregeling. Toepassing van die regeling kan betekenen dat u minder of zelfs helemaal geen btw hoeft te betalen. Of dat u ontheffing van uw administratieve verplichtingen voor de btw kunt aanvragen. Een dergelijke ontheffing houdt onder meer in dat u geen aangifte meer hoeft te doen. U moet wel uw facturen bewaren voor een eventuele controle. De voorwaarden voor de regeling vindt u hier.
Let op
Maak regelmatig op papier berekeningen om de aansluiting tussen uw administratie, uw aangiften en de jaarrekening te controleren. Bewaar deze (klad)berekeningen bij uw administratie. De belastingdienst zal u hiernaar vragen.
Bewaarplicht
Bepaalde basisgegevens in uw administratie moet elke ondernemer zeven jaar bewaren. Dit is wettelijk verplicht. Na deze zeven jaar vraagt de Belastingdienst ze niet meer op. Onder de basisgegevens worden verstaan:
het grootboek;
de debiteuren- en crediteurenadministratie;
de voorraadadministratie;
de in- en verkoopadministratie;
de loonadministratie.
Grootboek
Het grootboek is de verzameling van alle grootboekrekeningen; een grootboekrekening is een verzameling van gelijke uitgaven- of inkomstenposten. Deze geven inzicht in de financiële stromen in een bedrijf.
Elke grootboekrekening die wordt aangemaakt krijgt een uniek rekeningnummer toegewezen (niet te verwarren met een bankrekeningnummer). Alle grootboekrekeningen bij elkaar wordt grootboek genoemd.
Uitzonderingen
Op de bewaartermijn bestaan uitzonderingen. Gegevens over onroerende zaken moet u tien jaar bewaren.
Voor de overige gegevens kan men met de Belastingdienst afspraken maken over kortere bewaartermijnen dan zeven jaar. U kunt met de Belastingdienst ook afspraken maken over de vorm waarin u de gegevens bewaart (op papier of elektronisch) en het detailniveau (bijvoorbeeld dagstaten of telstroken van de kassa). Deze afspraken worden schriftelijk vastgelegd.
De kortere bewaartermijnen gelden alleen tegenover de Belastingdienst. Bij andere overheidsinstellingen kunt u dan nog te maken krijgen met de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar.
Voor het UWV moeten de loonstaten en de loonadministratie na afloop van het jaar nog vijf jaar bewaard blijven.
Ook bewaren
Welke gegevens moeten bij uw administratie bewaard worden:
Alle gegevens die u op papier of elektronisch vastlegt behoren tot de administratie van uw onderneming. Voorbeelden zijn:
kasadministratie en kassabonnen;
inkoop- en verkoopboek;
ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen;
bank- en giroafschriften;
contracten, overeenkomsten en andere afspraken;
software en databestanden;
agenda´s en afsprakenoverzichten.
Belangrijke e-mails
Bedrijven doen er verstandig aan om zakelijke e-mails te bewaren. Soms kan het terughalen van een oude e-mail het verschil van duizenden euro's maken tijdens juridische processen.
Administratie van omzetbelasting (btw)
Uit uw administratie moet blijken hoeveel btw u aan de Belastingdienst moet betalen. Daarvoor houdt u bij:
facturen die u uitschrijft;
facturen die u moet betalen;
uitgaven;
ontvangsten;
privégebruik van goederen en diensten
de in- en uitinvoer van goederen (als u handelt met het buitenland).
Facturen
Om uw facturengoed te administreren is het belangrijk dat u deze doorlopend en opeenvolgend nummert. Dit voorkomt tevens fraude.
Debiteurenbeheer
Het is natuurlijk van belang dat wanneer u een factuur verstuurt deze ook wordt betaald. Hiervoor is het verstandig om aan debiteurenbeheer te doen; dit is het beheren en controleren van openstaande facturen.
Crediteurenbeheer
Waar u wilt dat uw rekeningen tijdig worden betaald, wil uw crediteur dat natuurlijk ook. U krijgt zelf van uw leveranciers natuurlijk ook rekeningen. Elke inkomende factuur dient u grondig te controleren op juistheid. Het zou zonde zijn als u betaalt voor goederen/diensten die u nooit, of niet helemaal, heeft gekregen.
Ontheffing administratieve verplichtingen
U kunt bij de Belastingdienst om ontheffing van uw administratieve verplichtingen voor de btw vragen als u volgens de ‘kleine ondernemersregeling’ verwacht dat u geen btw hoeft te betalen. U hoeft dan geen aangifte omzetbelasting in te vullen. Wel moet u facturen die u zelf ontvangt zeven jaar bewaren.
Verslechterd economisch klimaat
Als het economisch slechter gaat is het extra belangrijk aandacht te schenken de jaarrekening. Er kan onzekerheid ontstaan over de continuïteit van uw bedrijf. Samen met uw accountant kunt u de kansen voor continuïteit van uw bedrijf nagaan door te letten op een aantal indicatoren. U blijft zelf verantwoordelijk voor de jaarrekening. Vragen waarop de accountant antwoord zal willen hebben zijn:
Wat is de gevoeligheid van de bedrijfstak waarin de onderneming werkzaam is met betrekking tot het verslechteren van het economische klimaat?
Heeft de ondernemer toereikend aandacht besteed aan onzekerheden als gevolg van het verslechteren van het economische klimaat?
Is een toereikende analyse voorhanden van de risico's die verband houden met gerede twijfel over de continuïteit?
Wat is de kwaliteit van het gehanteerde bedrijfsplan en de daarop gebaseerde prognoses en begroting?
Wat is de verwachte ontwikkeling van de liquiditeit?
Hoe is de financiering geregeld en wanneer dient herfinanciering plaats te vinden?
Op een jaarrekening moet adequate informatie geven over de bedrijfsdrukte, het vermogen en het resultaat van het afgesloten boekjaar en de verwachte ontwikkelingen in de periode die net gestart is.
